Proctoring (Surveillance d'examen à distance / Prüfungsaufsicht im Fernunterricht)

f Les examens écrits se déroulent sous une surveillance organisée en ligne (appelée « proctoring »).

• Le but du proctoring (comme celui de toute forme de surveillance des examens) est d’assurer le respect des règles applicables, d’empêcher des comportements déloyaux et abusifs et ainsi de protéger la valeur des prestations des étudiant-e-s intègres et des diplômes délivrés par la Faculté.
• Dans le cadre du proctoring pratiqué à la Faculté des sciences et de médecine de l’Université de Fribourg aucune donnée image ou son n’est enregistrée.
• Il s’agit uniquement (mais néanmoins) d’une observation en direct, via MS Teams, de l’image et du son diffusés en continu de la pièce où se trouve la personne concernée, par les personnes chargées de la surveillance (lesquelles sont sans exception des employé-e-s de l’Université et qui sont sous la responsabilité de la Section ou du Département concerné-e). Si nécessaire, ces personnes contactent de manière appropriée ceux et celles qui passent l’examen, en particulier lorsque des irrégularités sont constatées (en l’absence d’intervention, les étudiant-e-s ne peuvent pas en déduire une impunité).  

Pour tous les examens écrits, le proctoring se déroule de la manière suivante :

1.  La Section, le département, l’enseignant-e ou le/la surveillant-e vous envoient au plus tard trois jours avant le début de l’examen concerné, le lien d’accès MS Teams à la session de proctoring.
2. Vous vous connectez avec votre smartphone, via le lien d’accès à la session MS Teams pour le proctoring, au plus tard 30 minutes avant le début de votre examen.
3. Dans le même temps, vous contrôler si le haut-parleur, le micro et la caméra en mode selfie du smartphone ainsi que la session MS Teams fonctionnent correctement.
4. Veillez notamment à ce que le haut-parleur de votre smartphone soit réglé au moins suffisamment fort, pour que vous puissiez entendre à tout moment la personne responsable de la surveillance vous parler via le canal audio de la session MS Teams.
5. Vous positionnez le smartphone en diagonale derrière vous (selon votre position de travail pendant l’examen) de manière à ce que votre surface de travail (vos mains et votre clavier), ainsi que votre écran (le cas échéant tous les écrans) de votre ordinateur soient filmés par la caméra en mode selfie. Cf. les schémas téléchargeables ci-dessous (situation et image à obtenir).
6. Il doit s’agir de la caméra en mode selfie, afin que vous puissiez vérifier pendant l’examen, sans avoir à prendre votre smartphone, que la session MS Teams est toujours active.
7. La personne chargée de votre proctoring s’adressera à vous aussi rapidement que possible via le canal audio de la session MS Teams (ou par d’autres moyens appropriés, tel que le chat si nécessaire).
8. Il s’ensuit une vérification de l’environnement lié au proctoring (emplacement du smartphone, fonction de la caméra, du haut-parleur et du micro), ainsi que de votre identité (à cet effet vous devez tenir prête votre Campus Card ou, au cas où, votre carte d’identité ou votre passeport).
9. La personne responsable du proctoring vous donnera, si nécessaire, des instructions précises que vous devrez suivre.
10. Lorsque toutes les conditions sont remplies vous recevrez le feu vert.
11. Assurez-vous que la session MS Teams sur votre smartphone tourne au premier plan.
12. A partir de ce moment (et ce jusqu’à la remise de votre examen), vous n’êtes plus autorisé-e-s à prendre en main votre smartphone ou à l’utiliser d’une autre manière (sauf en cas de problèmes qui ne peuvent être résolus d’une autre manière).
13. Pendant le temps qui reste jusqu’au début de votre examen ainsi que jusqu’à la remise de votre examen, vous n’êtes plus autorisé-e à quitter votre place de travail sans l’autorisation de la personne responsable du proctoring (en particulier, les visites aux toilettes ne sont permises qu’après obtention d’une autorisation via le chat. Votre retour doit également être annoncé dans le chat).
14. Ne contactez la personne responsable du proctoring (via le canal audio de la session MS Teams) qu’en cas d’urgence. La hotline de l’examen doit être appelée seulement dans les cas où la personne responsable du proctoring n’est pas joignable ou si la personne responsable a autorisé l’utilisation correspondante du smartphone.
15. Indépendamment du fait que vous rendiez votre examen en avance ou à la fin du temps imparti, vous devez annoncer votre départ auprès de la personne responsable du proctoring, et vous pouvez quitter la session MS Teams seulement après en avoir reçu l’autorisation.
16. Si vous devez utiliser votre smartphone pour scanner les documents à soumettre, vous avez 5 minutes après vous être déconnecté de MSTeams pour soumettre le document et clore votre examen sur moodle.

d Die schriftlichen Prüfungen finden unter einer online organisierten Aufsicht statt (sog. «Proctoring»).

• Der Zweck des Proctoring liegt (wie der jeder anderen Form von Prüfungsaufsicht) darin, die Einhaltung der geltenden Regeln zu gewährleisten, illoyale und missbräuchliche Verhaltensweisen zu verhindern und so den Wert der Leistungen der redlich Studierenden und der durch die Fakultät verliehenen Diplome zu schützen.
• Im Rahmen des an der Mathematisch-Naturwissenschaftlichen und Medizinischen Fakultät der Universität Freiburg praktizierten Proctoring werden weder Bild- noch Tondaten aufgezeichnet.
• Es erfolgt einzig (aber immerhin) eine Live-Beobachtung des aus dem Raum der betreffenden Person via MS Teams gestreamten Bilds und des Tons durch die für das Proctoring zuständigen Personen (welche ausnahmslos Universitätsangestellte sind und bei unter der Verantwortung der Abteilung oder des Departements stehen). Diese Personen kontaktieren die das Examen schreibenden Personen gegebenenfalls in geeigneter Weise, insbesondere bei Feststellung von Unregelmässigkeiten (aus einem allfälligen Nichteingreifen können Studierende jedoch nichts für sich ableiten).

Bei allen schriftlichen Prüfungen wird das Proctoring wie folgt durchgeführt:

1. Die Abteilung, das Departement, die Dozierende und die Überwacher senden Ihnen spätestens drei Tage vor Beginn des betreffenden Examens einen MS Teams-Zugangslink zum Meeting für das Proctoring.
2. Mit ihrem Smartphone wählen Sie sich spätestens 30 Minuten vor Beginn der Examenszeit über den Zugangslink in das MS Teams-Meeting für das Proctoring ein.
3. Sie überprüfen dabei, ob der Lautsprecher, das Mikrophon und die Selfie-Kamera des Smartphones sowie das MS Teams-Meeting richtig funktionieren.
4. Im Besonderen ist zu beachten, dass der Lautsprecher ihres Smartphones mindestens so laut einzustellen ist, dass Sie eine Ansprache der für das Proctoring zuständigen Person über den Audio-Kanal des MS Teams-Meetings jederzeit wahrnehmen würden.
5. Sie positionieren das Smartphone schräg hinter sich selbst (in ihrer Arbeitsposition während des Examens), und zwar so, dass via Selfie-Kamera ihre Arbeitsfläche (ihre Hände und ihre Tastatur) sowie der Bildschirm (ggfs. alle Bildschirme) ihres Computers gefilmt werden. Vgl. die folgenden Schemata (Situation und zu erzielendes Kamerabild).
6. Es muss die Selfie-Kamera sein, damit Sie während des Examens ohne Griff zum Smartphone überprüfen können, dass das MS Teams-Meeting noch aktiv ist.
7. Die für ihr Proctoring zuständige Person wird Sie so rasch wie möglich nach ihrem Eintritt in das MS Teams-Meeting über den Audio-Kanal dieses Meetings (oder erforderlichenfalls mit anderen geeigneten Mitteln, etwa dem Chat) ansprechen.
8. Es folgt eine Überprüfung der Proctoring-Situation (Lage des Smartphones; Funktion von Kamera, Lautsprecher und Mikrophon) sowie ihrer Identität (hierfür müssen Sie die Campus Card oder allenfalls eine ID oder einen Pass bereithalten).
9. Die für das Proctoring zuständige Person gibt Ihnen nötigenfalls bestimmte Anweisungen, die zu befolgen sind.
10. Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, erhalten Sie die Freigabe.
11. Stellen Sie sicher, dass das MS Teams-Meeting auf ihrem Smartphone im Vordergrund läuft.
12. Von nun an (und bis zur Abgabe ihres Examens) dürfen Sie ihr Smartphone nicht mehr zur Hand nehmen oder auf andere Art bedienen (ausser im Fall von nicht anders lösbaren Problemen).
13. Ihren Arbeitsplatz dürfen Sie während der restlichen Dauer bis zum Beginn der Examenszeit sowie bis zur Abgabe ihres Examens nicht mehr ohne Erlaubnis der für das Proctoring zuständigen Person verlassen (insbesondere sind auch WC-Besuche nur zugelassen nach Einholung einer Erlaubnis über den Chat. Ihre Rückkehr muss auch im Chat angekündigt werden).
14. Nehmen Sie nur in dringenden Fällen (über den Audiokanal des MS Teams-Meetings) Kontakt mit der für das Proctoring zuständigen Person auf. Die Hotline ist lediglich in Fällen anzurufen, in denen die für das Proctoring zuständige Person nicht erreicht werden kann oder wenn diese die entsprechende Verwendung des Smartphones erlaubt hat.
15. Unabhängig davon, ob Sie ihr Examen vorzeitig oder am Ende der Ihnen zustehenden Zeit abgeben, müssen Sie sich bei der für das Proctoring zuständigen Person abmelden und dürfen das MS Teams-Meeting erst dann verlassen, wenn Sie entlassen worden sind.
16. Wenn Sie Ihr Smartphone verwenden müssen, um die Dokumente für die Einreichung zu scannen, haben Sie nach dem Abmelden von MSTeams 5 Minuten Zeit, um das Dokument einzureichen und Ihre Prüfung auf moodle abzuschliessen.